Optymalizacja kosztów jest kluczowym elementem działalności każdej dużej firmy. Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu finansami, przedsiębiorstwo może zwiększyć swoją rentowność, a tym samym zwiększyć szanse na rozwój i przetrwanie na rynku. W przypadku firm zatrudniających 25 lub więcej osób, optymalizacja kosztów jest jeszcze ważniejsza, ponieważ skala działalności jest większa, a tym samym więcej środków jest zaangażowanych w działanie przedsiębiorstwa. W artykule omówimy, dlaczego optymalizacja kosztów PFRON przynosi same korzyści, oraz jakie konkretne kroki można podjąć, aby ją przeprowadzić.

SPIS TREŚCI:

1. Kto i dlaczego musi płacić składki na PFRON?
2. Kto w przedsiębiorstwie odpowiada za obniżenie wpłat do PFRON?
3. Czy optymalizacja kosztów PFRON jest legalna?
4. Ile można zyskać na optymalizacji PFRON?
5. Na czym polega audyt kosztów PFRON i czy warto go
6.  przeprowadzać?
7. Matematyka – ile oszczędności mogę wygenerować w firmie?
8. Wpłata na PFRON – Jak zredukować koszty krok po kroku?
9. Najczęściej spotykane problemy i ich rozwiązania:
   a) „Nie mam pomysłu, co może robić osoba z niepełnosprawnością u mnie w firmie.”
   Rozwiązanie: Zaplanuj stanowisko dla osoby z niepełnosprawnościami
   b) „Nie potrafię znaleźć właściwej osoby z niepełnosprawnością”
   Rozwiązanie: Rekrutacja osób z niepełnosprawnościami
   c) „Nie wiem jak / nie chcę angażować moich managerów w zarządzanie i wspieranie osoby z niepełnosprawnościami.”
   Rozwiązanie: Skorzystaj z gotowych procesów, deleguj zarządzanie.
10. Obniżenie składek do PFRON – Podsumowanie

Kto i dlaczego musi płacić składki na PFRON?

Firmy muszą płacić składki na PFRON, ponieważ jest to jeden z ich obowiązków wobec osób niepełnosprawnych. PFRON, czyli Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, jest funduszem, który finansuje różne formy pomocy dla osób niepełnosprawnych, w tym rehabilitację zawodową, edukację, zatrudnienie, a także zakup sprzętu i usług potrzebnych do codziennego funkcjonowania.

Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych określa, że przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 25 osób są zobowiązane do zatrudniania osób niepełnosprawnych w proporcji co najmniej 6% do liczby zatrudnionych. Jako kompensacja dla przedsiębiorców, którzy muszą spełnić ten obowiązek, przepisy ustawy nakładają na nich obowiązek płacenia składek na PFRON.

Firmy zatrudniające mniej niż 25 osób nie są zobowiązane do zatrudniania osób niepełnosprawnych, dlatego też nie muszą płacić składek na PFRON.

Podsumowując: Firmy zatrudniające powyżej 25 osób, powinny zatrudniać osoby niepełnosprawne. Jeśli tego nie robią, płacą karę/mandat, który wynosi w przybliżeniu 2500 zł miesięcznie za każdą NIEzatrudnioną osobę.

Kto w przedsiębiorstwie odpowiada za obniżenie wpłat do PFRON?

Ponad 25.000 firm w Polsce obowiązują wpłaty na PFRON, czyli Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Większość z nich nie zatrudnia osób z niepełnosprawnościami (poniżej wyjaśnimy z jakich powodów) – i automatycznie podlega karze. Często w firmie nie ma osoby odpowiedzialnej za redukcję kar płaconych do PFRON. Dlaczego? W dużej mierze dlatego, że aby chęć optymalizacji w firmie przełożyła się na działanie, potrzeba aby nad zadaniem pracowały działy, które zwykle ze sobą nie współpracują przy wspólnych projektach. Mowa o Dyrektorze/kierowniku finansowym, dyrektorze HR i często kierownikowi zespołu, który chce i potrzebuje wesprzeć działania swojego działu pracą osoby niepełnosprawnej. Najczęściej (szczególnie w firmach do 200 osób) temat optymalizacji rozpoczyna właściciel i udziałowcy, którzy dzięki uzyskaniu dodatkowych parudziesięciu lub paruset tysięcy rocznie dzięki optymalizacji – są w stanie zwiększyć zapas gotówki (cashflow), bezpieczeństwo finansowe organizacji i swoje zyski. Zachęcamy każdego naszego czytelnika – wyznacz siebie do tego zadania. Dzięki Twojej pracy nie tylko parę osób wykluczonych społecznie diametralnie poprawi swoją sytuację życiową, ale również – Twoja firma zaoszczędzi zyskując dodatkowe osoby do wsparcia. Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci w tym.

Czy optymalizacja kosztów PFRON jest legalna?

Nie tylko jest legalna – jest wręcz pożądana przez wszystkie Państwowe Instytucje. Zmniejszenie składek na PFRON można osiągnąć tylko w jeden sposób – tworząc miejsca pracy dla osób z niepełnosprawnościami. To dobre dla społeczeństwa, zdrowia publicznego, oraz korzystne dla wszystkich Instytucji kontrolujących działanie firmy (Urząd Pracy, ZUS, Urząd Skarbowy).

Nielegalne natomiast jest:

• wyłudzanie pieniędzy z PFRON – podawanie nieprawdziwych informacji dotyczących m.in. sytuacji finansowej wnioskujących podmiotów,
• fikcyjne zatrudnienie – sytuacja, w której pracownik „służy” w 100% jako optymalizacja podatkowa i w rzeczywistości nie świadczy żadnej pracy na rzecz podmiotu. Taka sytuacja jest możliwa, ponieważ są sytuacje, w których zatrudnienie 1 osoby wiąże się z kwotą oszczędności przekraczającą 10.000 zł miesięcznie.

Ile można zyskać na optymalizacji PFRON?

Korzyści finansowe – posłużymy się najprostszym do zrozumienia przykładem. Firma zatrudnia 66 osób, 0 niepełnosprawnych. Ponieważ ustawodawca nakazuje zatrudnienie osób niepełnosprawnych w ilości 6% wszystkim firmom zatrudniającym powyżej 25 osób, dlatego ta firma powinna mieć 3,96 etatów dla osób z niepełnosprawnościami. Ponieważ kara za brak każdego etatu wynosi w przybliżeniu 2515 zł (kwota ta co 1-2 miesiące jest aktualizowana), to przy braku niemal 4 etatów miesięczna płatność do PFRON wynosi 10.000 złotych, roczna – 120.000 złotych. Jest to kwota, której nie można odliczyć od podatku (kary/mandaty nie stanowią kosztu uzyskania przychodu).

Rozważmy przykładowe zatrudnienia, aby całkowicie zredukować mandat do zera:
1 opcja – należy zatrudnić 4 osoby z minimalnym stopniem niepełnosprawności,
2 opcja – należy zatrudnić 1 osobę z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności(liczy się jako 3 etaty) i drugą na 1/3 etatu. W przypadku wynagrodzenia w wysokości kwoty minimalnej generujemy 10.000 zł oszczędności, ale płacimy za 1 i 1/3 etatu niespełna 5700 zł, który w dodatku jest kosztem prowadzonej działalności (mandat PFRON nim nie jest). W przypadku wyższych wynagrodzeń oraz większego wymiaru zatrudnienia (np 2 pełnych etatów) oszczędność jest niższa lub redukowana do minimum.
3 opcja – zatrudnić 1 osobę ze znacznym stopniem niepełnosprawności. W tym przypadku pojedynczy etat anuluje całą karę. Jest to najbardziej opłacalna forma od strony finansowej.

Korzyści niefinansowe – praca osób niepełnosprawnych pozwala znacznie efektywniej korzystać z pracy specjalistów, którzy już znajdują sie w organizacji. Wiele działów potrzebuje dodatkowego wsparcia w niespecjalistycznych, ale czasochłonnych zadaniach, które powinny być zrobione.
Dział sprzedaży boryka się z regularnymi aktualizacjami informacji o klientach i kontaktach w systemie CRM, a także jeste zainteresowany generowanie leadów (poprzez telemarketing, mailing, budowę specjalistycznych baz czy research na LinkedIN),
Dział marketingu może potrzebować wsparcia przy obsłudze Social Mediów,
Działy administracyjne przy obiegu dokumentów firmie,
z kolei działy IT i Technologiczne mogą korzystać z dodatkowego zasobu poprzez przekazywanie im bazowych zadań (przygotowaniem baz do budowanych rozwiązań, testy manualne oprogramowania, czy budowa wsadu do narzędzi związanych z machine learning / sztuczną inteligencją),

Oprócz tego, w Fundacji Inspatium staramy się wspierać firmę w zakresie CSR / ESG wspierając success story w lokalnej prasie, a także wręczając naszą statuetkę „Patrona równych szans”.

Na czym polega audyt kosztów PFRON i czy warto go przeprowadzać?

Wiele podmiotów oferuje na rynku audyt kosztów PFRON. Oferowanie audytu naszym zdaniem powinno sprowadzać się do 2 kluczowych czynności, z których jedną z nich każda firma jest w stanie przeprowadzić samodzielnie.

1. Weryfikacja dotychczasowych płatności na PFRON i znalezienie najbardziej optymalnego rozwiązania finansowego.

Każda firma podlegająca pod płatności PFRON musi co miesiąc wypełniać formularz DEK-I-O. Znajduje się w nim wszystko, co związane jest z bieżącymi rozliczeniami. Możemy bezpłatnie i bez zobowiązań obliczyć co do złotówki możliwe oszczędności, jeśli zdecydują się Państwo podesłać go do nas (biuro@inspatium.org). Większość firm nie traktuje tego dokumentu jako tajemnicę przedsiębiorstwa (czasami nawet spółki decydują się komunikować informacje związane z rozliczeniami z PFRON w sprawozdaniach finansowych na zakończenie roku).

2. Weryfikacja bieżących potrzeb działalności firmy i znalezienie obszaru, w którym osoby niepełnosprawne mogą wesprzeć obecne działania firmy i pomogą obecnym pracownikom na efektywniejsze realizowanie celów organizacji.

Ten punkt wymaga doświadczenia doradczego związanego zarówno z pracą z osobami z niepełnosprawnościami, a także procesami biznesowymi, które występują w różnego rodzaju organizacjach (sprzedażowych, marketingowych, firmach produkcyjnych, firmach technologicznych). W InSpatium możemy wykonać bezpłatny audyt dla Twojej organizacji, wystarczy, że się do nas zgłosisz. Jeśli chcesz go przeprowadzić samodzielnie – zadaj sobie następujące pytania:

• jakie zadania u nas w firmie możemy wykonywać w całości zdalnie? (pamiętaj, że osoby z niepełnosprawnościami często nie będą w stanie dotrzeć do miejsca pracy i często będą pracować ze swojego mieszkania),
• jakie zadania nie wymagają wiedzy eksperckiej, ale zajmują naszym pracownikom wiele czasu?
• w jakie zadania można wdrożyć pracowników w sposób zdalny, w ciągu paru dni edukacji?
• gdy osoba z niepełnosprawnością przejmie określone zadania, będzie to z korzyścią dla zespołu, czy też ktoś może poczuć stratę wynikającą z realizacji danych zadań?
• jakich aktywności i procesów obecnie brakuje w firmie, o jakich często myśleliśmy, ale nie rozpoczęliśmy ich realizacji? Czy osoby z niepełnosprawnością są w stanie je realizować, lub wesprzeć ten proces – choćby częściowo?

Matematyka – ile oszczędności mogę wygenerować w firmie?

Przygotowaliśmy specjalny kalkulator Excelowy, który umożliwia obliczenie maksymalnych oszczędności, które można wygenerować w firmie. Wystarczy uzupełnić odblokowane pola, a formuły obliczą oszczędności (kalkulator wskazuje kwoty przybliżone do 5% m.in. ze względu na ciągłe zmiany związane z wysokością mandatu)

Pobierz kalkulator

Wpłata na PFRON – Jak zredukować koszty krok po kroku?

W rzeczywistości najefektywniejszą metodą na optymalizacje wpłat na PFRON jest zatrudnienie osób ze znacznym stopniem niepełnosprawności. Zatrudnienie jednej takiej osoby redukuje ponad 10.000 złotych kar do PFRON każdego miesiąca, oraz daje możliwość zyskania lojalnego, wartościowego pracownika, który pozwoli uruchomić firmie dodatkowe aktywności, albo wesprze obecne działy w ich aktywnościach. Mimo posiadanej wiedzy wiele podmiotów wciąż boryka się z realizacją tego zadania. Dlatego zdecydowaliśmy się opisać je i przybliżyć możliwe rozwiązania, które na co dzień realizujemy dla naszych klientów.

Najczęściej spotykane problemy i ich rozwiązania:

a) „Nie mam pomysłu, co może robić osoba z niepełnosprawnością u mnie w firmie.”

Zanim firma rozpocznie rekrutacje potrzebuje jasno zdefiniować swoje potrzeby oraz możliwość zaspokojenia tych potrzeb. Dla części podmiotów nie stanowi to żadnego problemu – mają mnóstwo drobnych, często prostych zadań, które mogą być oddelegowane niemal natychamiast, a praca zdalna wykonywana przez osobę z niepełnosprawnościami nie stanowi żadnego problemu w całym procesie. Często jednak jest inaczej.

W firmach informatycznych zdecydowana większość zadań wymaga eksperckiego podejścia, co za tym idzie trudno je delegować.
W firmach produkcyjnych część osób niepełnosprawnych nie może wykonywać pracy produkcyjnej i ze względów zdrowotnych jest wykluczona z dużej części zadań.
Nie wszystkie firmy zajmujące się procesami administracyjnymi (kadre, płace, rekrutacje) są otwarte na przekazywanie wrażliwych danych pracownikowi, który niejednokrotnie musi pracować zdalnie.

W praktyce więc często spotykamy się z sytuajcą, w której w firmie jest wola zatrudnienia osób z niepełnosprawnością, ale nie ma pomysłu na wykorzystanie ich pracy.

Rozwiązanie: Zaplanuj stanowisko dla osoby z niepełnosprawnościami

Aby znaleźć rozwiązanie na ten problem w Fundacji Pracy Zdalnej InSpatium mieliśmy okazję wypracować wiele rozwiązań, które można wdrażać w firmach różnego rodzju – także produkcyjnych czy informatycznych. Poniższa lista jest efektem wypracowania szczegółowych procesów, które wdrażamy aby wzmocnić lub zbudować od zera obszar, z którego firma może korzystać z pomocą zdalnych pracowników z niepełnosprawnościami. Ponieważ regularnie znajdujemy nowe obszary, które da się w pełni sprocesować i przystosować do zdalnej pracy osób z niepełnosprawnościami, dlatego jesteśmy otwarci na to, by zbudować unikalne stanowisko, które zapewni sukces wdrożeniowy Twojej organizacji.

b) „Nie potrafię znaleźć właściwej osoby z niepełnosprawnością”

Niestety, ale nasze prawo nie jest w pełni dostosowane do potrzeb osób najbardziej wykluczonych na rynku pracy.
Jeśli chcesz umieścić ofertę pracy dla osób z orzeczeniem o niepełnosprawności – zostanie ono odrzucone, ponieważ takie ogłoszenie dyskryminuje(?) osoby zdrowe. Mieliśmy rozmowy na ten temat m.in. z Pracuj.pl, i całkowicie rozumiemy ich sytuację i stanowisko. Nie zmienia to jednak problemu, że jedyną opcją jest umieszczenie informacji w środku ogłoszenia (w wymaganiach), że orzeczenie o niepełnosprawności jest mile widziane.

Problem polega na tym, że:
– osoby z niepełnosprawnościami nie mogą łatwo znaleźć takiego ogłoszenia,
– nie jest ono przystosowane do osób, które nie mają doświadczenia na rynku pracy – mają problem z profesjonalnym CV, etc.

Drugi problem związany jest z wymaganiami. Nie – nie znajdziesz handlowca z doświadczeniem w Twojej branży, ze znacznym stopniem niepełnosprawności. Nie znajdziesz ekspertów szukających pracy w twoim ogłoszeniu (już pracują i dobrze odnajdują się na rynku pracy i bez ich stopień niepełnosprawności nie ma wówczas większego znaczenia dla nich i pracodawcy). Musisz się nastawić (w ostateczności pozytywnie się zaskoczysz), że znajdziesz osoby, które będą bardzo wartościowymi pracownikami, ALE gdy właściwie przygotujesz dla nich stanowisko pracy i role w zespole. O tym musisz pamiętać.

Rozwiązanie: Rekrutacja osób z niepełnosprawnościami

Aby efektywnie odnajdywać właściwych kandydatów musieliśmy stworzyć zespół rekrutacyjny, który jest aktywny w lokalnych społecznościach osób niepełnosprawnych i potrafi wypromować reklamy z ogłoszeniami naszych klientów. Jako Fundacja, której głównym zadaniem jest wsparcie osób z niepełnosprawnościami, nie musimy się obawiać negatywnego PRu, na który narażona jest firma, która we własnym imieniu szuka osób z niepełnosprawnościami. Negatywny PR wynika z niezrozumienia rynku, że poszukiwanie osoby niepełnosprawnej nie jest związane z chęcią wykorzystania ich trudnej sytuacji na rynku pracy, ale odwrotnych działań, wspierających ich funkcjonowanie w społeczeństwie.

c) Nie wiem jak / nie chcę angażować moich managerów w zarządzanie i wspieranie osoby z niepełnosprawnościami.

Zarządzanie osobami z niepełnosprawnościami różni się od klasycznego. Najczęściej wymagają większej cierpliwości, innego podejścia komunikacyjnego, pracują w innych godzinach (ustawowo krócej) i z racji braku doświadczenia pracy w zespołach, inaczej wygląda ich zdolność adaptacyjna i rozumienia tego, jak działa organizacja. W związku z tym, nie każdy manager chce, potrafi lub powinien zarządzać oraz WSPIERAĆ pracę osoby niepełnosprawnej.

Rozwiązanie: Skorzystaj z gotowych procesów, deleguj zarządzanie.

Gotowe procesy, które budujemy w Fundacji Pracy Zdalnej InSpatium pozwalają nam nie tylko właściwie wdrożyć pracownika, ale także wspierać go, nadzorować jego pracę i dostarczać Ci gotowe efekty jego działań, zgodnie z ustalonymi wspólnie celami. Jeśli brzmi to dla Ciebie interesująco – skontaktuj się z nami.

Obniżenie składek do PFRON – podsumowanie

Optymalizacja PFRON jest paroetapowym zadaniem, który niektórym firmom przychodzi trudniej z racji na specyfikę ich pracy i wymagania. Paru rzeczy jednak możesz być pewien:
– Możesz w ciągu 1-2 miesięcy przejść przez cały proces, samemu lub z nami,
– Możesz zaoszczędzić 100% obecnych wydatków na PFRON zatrudniając osoby niepełnosprawne z orzeczeniem znacznej niepełnosprawności. W dodatku, mimo nowych miejsc pracy zaoszczędzisz nawet połowy kwoty obecnie wydawanej na PFRON (drugą połowę przeznaczysz na wynagrodzenia),
– Zawsze można znaleźć obszar, w którym osoba z niepełnosprawnością będzie wartościowym wsparciem dla Waszych codziennych aktywności.

Polecamy skontaktować się z nami w celu uzyskania bezpośredniej pomocy.

Przedsiębiorcy, właściciele firm, działy kontrolingu, HR i księgowość odwiedzają tę stronę poszukując następujących informacji:

• W jaki sposób obniżyć składki na PFRON?
• Dlaczego płacimy karę lub mandat PFRON?
• Jak zatrudnić osobę z niepełnosprawnością?
• Jak rozwiązać problem z PFRON?
• Czy optymalizacja PFRON jest legalna?
• Gdzie szukać osób z niepełnosprawnościami?
• Jak oszczędzić na PFRON?

Wyślij zapytanie